SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LLEIDA
POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
El propósito del documento Política de gestión de documentos de la Universidad de Lleida, es proporcionar un marco para asegurar que los documentos generados en sus actividades sean creados y mantenidos de manera controlada.
El objectivo es asegurar, de esta manera, la creación y la gestión de documentos auténticos, fiables, íntegros y utilizables capaces de prestar apoyo a las funciones y las actividades de la Universidad, durante el tiempo que sea necesario, así como a su preservación para garantizar la conservación de la memoria corporativa y hacer posible la investigación científica.
En este sentido, la política se refleja en el Sistema de gestión de documentos y archivo de la Universidad de Lleida, que se ha diseñado y ejecutado en sintonía con las prescripciones contenidas en las normas ISO 15489-1 y 2, y que se concretan en el establecimiento de una serie de procedimentos y controles que abrazan desde la generación o captura de los documentos hasta su ingreso o transferencia al depósito del archivo. Estos procedimientos son supervisados periódicamente para garantizar que cumplen con los objetivos y directrices establecidos.
Por tanto, la Universidad de Lleida adquiere el compromiso, no solo con la propia organización sino también con el colectivo profesional, de organizar un sistema de gestión de documentos y archivo de excelencia, y con la sociedad, con la finalidad de organizar, conservar y hacer accesibles los documentos.
Esta política es aplicable a toda la institución y afecta la dirección, el personal acadèmico (funcionario, contratado fijo o temporal, investigador o becario), el personal de administración y servicios funcionario o contratado y los estudiantes que colaboren como coordinadores, becarios o voluntarios. Se aplica independientemente del entorno de trabajo y en cualquier dependencia de la Universidad.
Se aplica también a todos los documentos creados y recibidos por las personas en el ejercicio de sus funciones al servicio de la Universidad, que son evidencia y testimonio de las actividades que desarrollan. Se aplica a todos los documentos independientemente del soporte y de la fecha de creación.
Con este documento, la Universidad de Lleida se compromete a seguir de cerca el proceso para la correcta implantación del Sistema de gestión de documentos y archivo de la UdL, así como a aportar los recursos necesarios para que el sistema funcione, se mantenga y mejore a lo largo del tiempo. También habrá que coordinarlo con el resto de políticas que apruebe la Universidad que tengan relación con la gestión de documentos (en particular con la política de seguridad, que emana del Esquema Nacional de Seguridad).
MODELO PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
- Esquema de METADATOS de la UdL
- Cuadro de acceso y seguridad
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO
- Buenas prácticas en la gestión de documentos y archivo
- Normas y procedimientos para la CLASIFICACIÓN de los documentos
- CUADRO DE CLASIFICACIÓN de los documentos