Un cop has estat seleccionat/da per participar en un programa de mobilitat UdL, el primer pas és confirmar la plaça i completar el procés d’admissió a la universitat de destinació.

1. Confirmar la plaça

• Revisa que la informació de la plaça sigui correcta: universitat de destinació, semestre i durada.
• Si detectes algun error, comunica-ho a l’Oficina de Relacions Internacionals (ORI) en un màxim de 48 hores.
• Un cop confirmada, la UdL realitzarà la teva nominació oficial a la universitat de destinació.

2. Admissió a la universitat de destinació

Després de la nominació, la universitat d’acollida es posarà en contacte amb tu per explicar com completar la sol·licitud d’admissió. Cada universitat té els seus propis requisits, formularis i terminis.

És important llegir atentament les instruccions i respectar les dates límit establertes.

La universitat de destinació pot demanar:

• formulari d’admissió en línia,
• còpia del DNI/NIE o passaport,
• expedient acadèmic,
• acreditació d’idioma,
• fotografia o altres documents,
• i en molts casos, el Learning Agreement.

3. Carta d’acceptació

Un cop revisada la documentació, la universitat de destinació emetrà la carta d’acceptació. Aquest document confirma que has estat admès/a i et permet continuar amb la preparació acadèmica i pràctica de l’estada.

Quan rebràs la carta d’acceptació?

La carta d’acceptació arriba un cop hagis completat la sol·licitud d’admissió i, si la universitat ho requereix, hagis presentat el primer Learning Agreement. El calendari pot variar segons cada universitat.

Per què és important la carta d’acceptació?

La carta d’acceptació confirma oficialment que has estat admès/a a la universitat de destinació i marca l’inici de la següent fase del procés. Només a partir d’aquest moment podràs:

• organitzar el viatge,
• contractar l’assegurança mèdica,
• tramitar el visat, si és necessari,
• gestionar els preparatius pràctics d’arribada.

Per tant, la carta d’acceptació és el punt de transició entre el procés d’admissió i els preparatius pràctics del viatge.

El Learning Agreement és el document acadèmic on s’indiquen les assignatures que cursaràs a la universitat de destinació i les assignatures que seran reconegudes a la UdL. És un document vinculant i, en moltes universitats, imprescindible per completar el procés d’admissió. 
Mitjançant el Learning Agreement la Universitat d'acollida t'autoritza a cursar les assignatures que has triat, i la UdL es compromet a convalidar i reconèixer aquestes assignatures. Si aquest document no ha estat consensuat i acceptat pel coordinador acadèmic del teu centre, no hi ha compromís per part de la UdL de reconeixer els estudis que cursaràs a fora.

1. Quan s’ha de preparar?

Depèn de la universitat de destinació:

• Algunes universitats el requereixen amb la sol·licitud d’admissió.
• Altres el demanen després d’emetre la carta d’acceptació.

Les instruccions rebudes de la universitat d’acollida indiquen el moment específic i el calendari que cal seguir.

2. Com es prepara?

El procés és sempre el mateix, independentment del moment en què te’l demanin:

1. Consulta l’oferta d’assignatures de la universitat de destinació (web, catàleg docent, guies docents, etc.).
2. Contacta amb el/la coordinador/a acadèmic/a UdL per decidir:
   • quines assignatures cursaràs a destinació,
   • quines assignatures es reconeixeran a la UdL.
3. Completa el model de Learning Agreement indicat per la UdL i/o per la universitat d’acollida.
4. Demana la validació i signatura al teu coordinador/a acadèmic/a.
   1. No sempre es poden trobar els continguts de les assignatures, els crèdits o les hores de docència de les assignatures. En aquests casos cal fer un document, que és necessari per tramitar la vostra admissió a destí, i que haureu de reconfirmar un cop us incorporeu a la universitat.
   2. S'ha d'anar a veure el coordinador acadèmic de centre, que és qui t'ajudarà amb els possibles dubtes a l'hora d'escollir assignatures, t'autoritzarà les assignatures que cursaràs a destinació i qui et farà la convalidació un cop tornis. Observació per als estudiants de l'ETSEA: En aquest cas, s'han d'acordar les assigantures amb el coordinador d'àrea i quan ell hagi donat el vistiplau, anar a veure el coordinador de centre.
   3. Per instruccions detallades vegeu la web: Configuració de l'acord acadèmic i reconeixement de crèdits.
   4. Crèdits locals: Cada país i/o cada universitat pot seguir el seu propi sistema de crèdits que s'equipara amb les hores de càrrega docent.
      En aquest document podeu consultar la informació disponible. Aquest document s'actualitzarà en funció de les informacions proporcionades: Credits Locals programa Mobilitat UdL.
5. Envia el document a la universitat de destinació si:
   • forma part de la sol·licitud d’admissió, o
   • t’ho demanen després de l’acceptació.
6. Quan te'l retornin signat, ens l'hauràs d'enviar al coordinador de la teva facultat i a Relacions Internacionals.

3. Quan ha d’estar finalitzat?

El Learning Agreement ha d’estar aprovat i signat abans de començar l’estada. Tot i així, moltes universitats exigeixen completar-lo abans, dins dels seus terminis d’admissió.

4. Canvis durant l’estada

Si un cop a destinació hi ha canvis en l’oferta docent o en la teva selecció d’assignatures, es poden ajustar mitjançant el document Canvis de Learning Agreement, sempre amb l’aprovació del coordinador/a UdL i de la universitat d’acollida.

1. Preparatius del viatge

Un cop hagis rebut la carta d’acceptació de la universitat de destinació, i no abans, ja pots començar a organitzar el viatge.

• Contacta amb la universitat d’acollida per buscar allotjament, acordar possibles pràctiques o projectes (si s’escau) i resoldre altres dubtes previs a l’arribada.
• Compra el bitllet de viatge i comunica a la universitat de destinació la teva data d’arribada. És important arribar tan aviat com sigui possible segons el seu calendari acadèmic. Si per exàmens, feina o altres motius has d’endarrerir la data d’arribada, cal que la universitat de destinació t’ho autoritzi explícitament.

2. Assegurança

Tots els estudiants que fan una estada en països fora de la Unió Europea han de contractar una assegurança mèdica privada abans de marxar. Aquesta assegurança ha de cobrir, com a mínim:

• malaltia,
• hospitalització,
• repatriació,
• defunció.

L’assegurança s’ha de contractar quan la universitat d’acollida t’hagi confirmat l’acceptació i abans de tramitar el visat. Si ja tens una mútua privada, sovint pot ser més econòmic ampliar la pòlissa existent.

En el cas d’universitats d’Estats Units o Canadà, les institucions solen ser molt exigents amb les cobertures de les pòlisses i acostumen a posar problemes a assegurances contractades al país d’origen. Sovint és més recomanable contractar l’assegurança proposada directament per la universitat d’acollida.

Un cop contractada l’assegurança, emporta’t sempre la pòlissa original durant el viatge.

Assegurances de mobilitat

La UdL ha negociat pòlisses específiques per a estudiants en mobilitat, amb primes més econòmiques i les cobertures necessàries per a l’estada. No és obligatori contractar-les, però es faciliten perquè les puguis tenir en compte:

• ARAG – informació disponible a: https://www.udl.cat/ca/serveis/patrimoni/asseg/

Assegurances per a Estats Units

Per als estudiants que marxen a universitats nord-americanes, es pot contractar una pòlissa que compleixi els requisits habituals a: https://www.isoa.org/.

Tot i això, abans de contractar-la, cal confirmar amb la universitat de destinació si l’acceptarà. En molts casos pot ser preferible contractar l’assegurança pròpia que ofereix la universitat d’acollida.

3. Visat

Si la teva estada és superior a tres mesos en un país de fora de la Unió Europea, normalment necessitaràs un visat d’estudiant.

La universitat de destinació acostuma a informar sobre els tràmits de visat quan t’envia la carta d’acceptació, o bé té la informació publicada a la seva pàgina web. Tot i així, és important contrastarla amb el consolat o ambaixada, ja que els requisits es poden actualitzar sovint.

El visat s’ha de tramitar personalment a través de l’ambaixada o consolat corresponent. En general:

• cal tenir la carta d’admissió de la universitat de destinació,
• es recomana iniciar el tràmit com a màxim un mes i mig abans de marxar,
• és essencial respectar els terminis i la durada del visat per evitar problemes d’immigració.

Per a més informació general sobre visats: Pàgina web del Ministeri d’Assumptes Exteriors

També disposes d’un document específic amb enllaços i requisits per a diversos països: ENLLAÇOS WEBS VISATS (consulta la secció corresponent de documents).

4. Vacunes

Segons el país de destinació, pot ser necessari o recomanable vacunar-se abans de viatjar.

Per informar-te sobre quines vacunes et corresponen, pots:

• Adreçar-te al Centre de Vacunacions Internacionals Eixample (Avinguda Balmes 4, Lleida). Telèfon: 973 032 286 – Correu: cvie.lleida.ics@gencat.cat (horari habitual de dilluns a divendres al matí).
• Consultar la informació actualitzada al web de Canal Salut: canalsalut.gencat.cat – Vacunació i viatges

5. Matrícula a la UdL

Encara que marxis de mobilitat, continues sent estudiant de la UdL. Això vol dir que t’has de matricular a la UdL seguint el procediment i els terminis habituals del teu centre.

Per a qualsevol dubte sobre la matrícula (terminis, codis d’assignatures, etc.), t’has d’adreçar a la secretaria acadèmica del teu centre .